Kvalitetsfabriken


SÖK

MENY

Kvalitetsfabriken

Rutin för handläggning av externa avvikelser

För att handlägga externa avvikelser som uppstår i samverkan. På ett konstruktivt sätt som medför utveckling av hur verksamheter arbetar och samarbetar så krävs en struktur för handläggning.

TILLÄMPNINGSOMRÅDE

Händelse som inträffar i samverkan mellan extern vårdgivare och företrädare för socialförvaltningens verksamhet.

ORD OCH BEGREPP

Externa avvikelser
Avvikelser som sker mellan olika huvudmän t ex specialistvården/mottagningar - socialförvaltningen, vårdcentraler - socialförvaltningen, folktandvården - socialförvaltningen.

Ärendenummer
Det löpnummer som finns för avvikelsen i verksamhetssystemet.

Kodsättning av avvikelser
Det finns fyra indelningsgrupper som vi kan använda för avvikelser. Detta för att vi lättare ska kunna se statistik över inträffade avvikelser.
1. Läkemedel
2. Information- kommunikation
3. Ärende rörande Cosmic Link o Cosmic Link Messenger
4. Övrigt

Handläggningstid Handläggningstiden ska vara max 4 veckor från det att avvikelsen inträffat.

RUTINEN

ANSVARSFÖRDELNING

Medarbetare
Den som upptäcker en avvikelse ska dokumentera denna i verksamhetssystemet Magna Curas avvikelsemodul under ”Brister i informations överföring”. Beskriv händelsen så utförligt som möjligt enligt den struktur som finns i systemet och beskriv även i klartext. Skicka via avvikelsemeddelande- funktionen i systemet avvikelsen till närmsta chef. De verksamheter som inte använder Magna Cura verksamhetssystem använder istället den avvikelseblankett, som finns på regionens hemsida, denna skrivs ut och fylls i och lämnas till närmsta chef.

Enhetschef
När du fått ett avvikelsemeddelande i Magna Cura går du in och tar del av dokumentationen och klassificerar den om du anser att denna avvikelse ska skickas externt så skicka den via avvikelsemeddelande till MAS/SAS.

Får du som chef en utskriven blankett med dokumenterad avvikelse tar du ställning till om det är en avvikelse som ska skickas externt och skickar den till MAS/SAS.

Om du inte anser att detta är en avvikelse som ska skickas externt så kontakta den som skrivit avvikelsen för dialog och handlägg och avsluta avvikelsen.

Får du en extern avvikelser som kommer från en annan vårdgivare ska du handlägga avvikelsen, ta upp med berörd personal eller ta upp på APT samt återkoppla med skriftligt svar till samordnaren (administrativ handläggare på Enheten för bistånd) som sparar en kopia och skickar svaret till berörd vårdgivare samt kopia till MAS.

När samordnaren skickar svaret på en extern avvikelse till enhetschefen ska hen delge berörd personal.

MAS/ SAS
MAS/SAS skriver ut externa avvikelser från Magna Cura och behåller en kopia och skickar original till samordnare för externa avvikelser alternativt tar kopia på pappersblankett och skickar den till samordnaren.

MAS/SAS kallar till lokalt händelsemöte eller stämmer av antal avvikelser och typ av avvikelse inför händelsegrupp knutna till specialistvården i Regionen. Har dialog om avvikelser i samverkan med vårdcentralerna vid träffar 2-3 gånger per år.

Träff med chefssjuksköterska Regionen Värnamo, rutinmässigt 3-4 gånger per år för dialog och avstämning.

Samordnare för externa avvikelser
Registrerar och kodsätter avvikelser som ska skickas till extern vårdgivare oavsett om de kommer i blankettform eller en utskrift av avvikelsen från Magna Cura. Samordnaren skickar ett ex till chefssjuksköterskan Värnamo sjukhus, om det gäller Eksjö sjukhus och Ryhov skickas endast dit.

Avvikelser som rör vårdcentraler registreras och skickas i pappersform till berörd verksamhetschef/eller annan som överenskommits med persondata och diarienummer.

Avvikelse som kommer från extern huvudman går till samordnare och registreras i sammanställningen som inkommen och kodsätts, en kopia sparas, en kopia till MAS och en kopia skickas sedan till berörd enhetschef för handläggning o återkoppling.

Avvikelser som inkommer från vårdcentral registreras och skickas till berörd chef samt kopia till MAS/SAS.

Återkoppling från extern vårdgivare registreras och skickas till enhetschef på berörd enhet och kopia till MAS.

Möten för dialog om avvikelser
Tre till fyra gånger per år träffas företrädare från socialförvaltningen i GGVV och slutenvården.

Vid behov kan personer adjungeras till detta möte från respektive huvudman, för att gå igenom avvikelser och analysera dem tillsammans. De som rutinmässigt träffas är MAS:ar och chefssjuksköterska, andra deltar efter behov.

Statistik ska sammanställas till dessa träffar från alla 4 kommunerna o slutenvården.

Lokalt möte Innan dessa externa träffar ska MAS/SAS och samordnare haft ett lokalt möte/avstämning med ev. kontakt med berörda verksamheter angående de avvikelser som skrivits under gångna perioden både skickade och inkomna avvikelser diskuteras då.

Avvikelser som berör VC kan antingen avhandlas med skriftligt svar eller en lokal träff beroende på situation. Samordnaren skickar en sammanställning av avvikelserna 4 gånger per år i samban med att MAS träffar slutenvården.

Verksamhetschef
Verksamhetschefen ansvarar för att enhetschefer får information om avvikelseprocessen. Ska känna till processen avvikelser och kan ta ut lista på vilka avvikelser som skett ur avvikelsesystemet. Kan delta vid lokala händelseråd.

Socialnämnden/Socialchef
Ytterst ansvarig är socialnämnden/socialchefen för att vi har fungerande samverkansprocesser mellan de olika huvudmännen.

HAR DU FRÅGOR?

Kontakta din närmsta chef

Senast ändrad 2019-08-06

  • Dokumentets namn: Rutin för handläggning av externa avvikelser
  • Dokumenttyp: Rutin
  • Dokumentansvarig: Enheten för bistånd - vård och omsorg
  • Dokumentet beslutat av: Verksamhetschef omsorg ordinärt boende/ hälso- och sjukvård
  • Ursprungligt upprättandedatum: 20xx-xx-xx
  • Giltighetstid: 2022-05-17
  • Senast reviderad: 2019-05-17
  • Version: 2

Hänvisningar

Tyck till

Har du frågor om innehållet på sidan eller är det
något dokument du tycker saknas eller behöver uppdateras?

Kontakta teamet bakom till Kvalitetsfabriken